TABELA RESUMIDA

PERÍODO OBRIGATÓRIO DE GUARDA
DE DOCUMENTOS DA PESSOA JURÍDICA


TIPOS DE DOCUMENTOS

PRAZO OBRIGATÓRIO DE GUARDA PELA EMPRESA

AMPARO LEGAL

Balancete

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Cofins

10 anos

Lei 8.212 Art 33
Lei Orgânica da Seguridade Social

Conciliação Bancária

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Conhecimento de Frete

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Conta de Água

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Conta de Luz

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Conta de Telefone

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

DAE (Documento de Arrecadação Estadual)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

DAMEF
(Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

DAPI
(Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Duplicatas Recebidas/Emitidas

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Extrato Bancário

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

GAM
(Guia de Arrecadação Municipal)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

ICMS
(Imposto de Circulação de Mercadorias)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Imposto de Renda Autônomo

10 anos
após a entrega da Declaração na Receita Federal

Lei 8.212 Art 46
Lei Orgânica da Seguridade Social

Imposto de Renda Pessoa Física

5 anos
após a entrega da Declaração na Receita Federal

Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° Secretaria da Receita Federal

IPI
(Imposto de Produtos Industrializados)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

IPTU
(Imposto Predial Urbano)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

IPVA
(Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

IRPJ
(Imposto de Renda Pessoa Jurídica)

10 anos
após a entrega da Declaração na Receita Federal

Lei 8.212 Art 46
Lei Orgânica da Seguridade Social

ISSQN
(Imposto sobre Serviços de qualquer natureza)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

ITBI
(Imposto de Transmissão Bens Imóveis)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

ITR
(Imposto Territorial Rural)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Livro Balanço Patrimonial/Geral

PERMANENTE

A lei não prevê descarte

LALUR
Livro de Apuração de Lucro Real

10 anos
considerando
a data do último lançamento

Lei 8.212 Art 46
Lei Orgânica da Seguridade Social

Livro de Razão

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Livro de Registro de ICMS

5 anos
considerando data do último lançamento

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Livro de Registro de Inventário

31 anos
considerando
a data do último lançamento

Parecer 410 - Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR)

Livro de Registro de Saídas

10 anos
considerando data do último lançamento

Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Livro Diário

PERMANENTE

 

Livro Registro de Entradas

5 anos
considerando a data do último lançamento

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Movimento Contábil ou Movimento de Caixa

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Fornecedor

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Imobilizado

5 anos
após
depreciação do bem

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Saída

10 anos

Lei 8.212 Art 46
Lei Orgânica da Seguridade Social

Nota Fiscal de Venda de Imobilizando

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Ordem de Serviço

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

PIS
(Programa de Integração Social) Recolhimento

10 anos

Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°
PIS-PASEP

Recibo de Depósito Bancário

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

RPA
(Recibo de Pagamento de Autônomo)

30 anos

Lei 8.212 Art 45 § 1°
Lei Orgânica da Seguridade Social

Taxa de Fiscalização para Funcionamento

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

VAF
(Verificação de Apuração Fiscal)

5 anos

Lei 5.172 Art 173
Código Tributário Nacional

Tabela Completa Pessoa Jurídica: Baixar Arquivo


PERÍODO OBRIGATÓRIO DE GUARDA
DE DOCUMENTOS DA PESSOA FÍSICA

VIDA FINANCEIRA

PAGAMENTO DE TRIBUTOS

Documento

Prazo de Guarda e
Prazo de Precaução

Observações

Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e seu respectivo DARF

5 anos
contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado

Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda

Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e seu respectivo DARM

5 anos,
contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado


Prazo de Precaução:
10 anos

Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos

Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)

5 anos,
contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuad
o

Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Na transferência de veículo, o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.

PAGAMENTO DE CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)

Comprovante de pagamento de conta de água, luz, telefone (inclusive o celular)

90 dias

Prazo de Precaução:
5 anos

Por sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor, Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático

PAGAMENTO DE ALUGUEL E CONDOMÍNIO

Recibo de pagamento de aluguel

3 anos

Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3°, I.

Recibo de pagamento de condomínio

5 anos

Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5°, I.Épossível solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado

COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)

Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel

Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis

 

Nota fiscal de compra de bem durável

Prazo de garantia

Prazo de Precaução:
Vida útil do produto

Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado "vício oculto". Exemplo disso é o "recall" de automóveis. Ver Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°

Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis

30 dias

Os alimentos são exemplo desta categoria, e a nota deve ser preservada pelo prazo da garantia legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).

SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS

Comprovante de depósito bancário

Não especificado

Deve-se guardar até comprovação do crédito em conta

Extrato bancário

5 anos

Para comprovação de pagamentos diversos (cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo)

Fatura de cartão de crédito

3 anos, sehouverparcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados.

Prazo de Precaução:
5 anos,
com relação a eventuais cobranças

Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito. É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)

CONTAS E RECIBOS GERAIS

Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio

Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária

 

Comprovante de pagamento de mensalidades escolares

5 anos

Prazo de Precaução:
Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5°, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração

Comprovante de pagamento de convênio médico

5 anos

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5°, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração

Comprovante de pagamento de TV por assinatura

5 anos

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5°, I

Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais

5 anos
após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato.

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5°, II

Comprovante de hospedagem

1 ano

Cobranças referentes à hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1°, I

VIDA TRABALHISTA

Documento

Prazo de Guarda e
Prazo de Precaução

Observações

Cartão do Programa de Integração Social (PIS)

Permanente

 

 

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Permanente

 

 

Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

2 meses

 

O trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site www.caixa.gov.br

Holerite/recibo de pagamento de salário

Aposentadoria

 

Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e de contribuição

Guia de recolhimento previdenciário como autônomo

Aposentadoria

 

Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição

Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT)

Aposentadoria

 

Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição

PATRIMÔNIO

Documento

Prazo de Guarda e
Prazo de Precaução

Observações

Escritura de imóvel

Permanente

Comprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário

Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRLV)

1 ano

Documento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste (Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V). Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente

Apólice de seguro (devida, de residência, de saúde, de veículo etc.)

1 ano,
após o final da vigência

O prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão, nos demais casos. Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1°, II

CIDADANIA

Documento

Prazo de Guarda e
Prazo de Precaução

Observações

Comprovante de votação

Manter os comprovantes dos dois últimos sufrágios (inclusive dos turnos, se houver)

Em caso de perda dos comprovantes, é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral uma Certidão de Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto ao Cadastro Geral de Eleitores. Para os eleitores inscritos no Estado de São Paulo, a requisição pode ser feita através da internet, no site www.tre-sp.gov.br

Certidão de nascimento

Permanente

Possui validade até a certidão de casamento

Certidão de casamento

Permanente

Possui validade até a certidão de óbito

Certidão de óbito

Permanente